Sekretariát tajemníka

Sekretariát tajemníka Úřadu městského obvodu Plzeň 2 - Slovany zajišťuje činnosti vyplývající z usnesení Rady městského obvodu Plzeň 2 - Slovany č. 133/2020 ze dne 13.10.2020.

Na úseku personalistiky:

1. provádí agendu při uzavírání a ukončování pracovního poměru zaměstnanců, vede evidenci zaměstnanců ÚMO 2 podle zásad pro její evidenci a doplňuje ji, zabezpečuje personální záležitosti v rozsahu stanoveném tajemníkem ÚMO 2
2. zajišťuje „veřejnou výzvu“ a „výběrové řízení“, které jsou podmínkou pro vznik pracovního poměru úředníka a jmenování vedoucího úřadu a vedoucího úředníka
3. vyřizuje agendu důchodového řízení zaměstnanců ÚMO 2
4. zpracovává jednotnou evidenci zaměstnanců na PC
5. zabezpečuje archivaci osobních spisů a jejich třídění
6. vyhotovuje služební průkazy pro zaměstnance ÚMO 2, předává je proti podpisu, vede jejich evidenci, při zrušení pracovního poměru je přebírá
7. měsíčně provádí kontrolu evidence docházky zaměstnanců včetně sledování dodržování podmínek pružné pracovní doby
8. kontroluje oprávněnost výplat ošatného a cestovného dle platných pokynů
9. kontroluje dodržování stanovených podmínek při využívání výhod poskytovaných na základě kolektivní smlouvy
10. provádí kontrolu dodržování pracovně právních předpisů zaměstnanci (vč. dodržování navazujících příkazů a směrnic zaměstnavatele)
11. zabezpečuje úkoly komplexního plánu personálního rozvoje
12. zabezpečuje odborné vzdělávání zaměstnanců
13. vyhotovuje dohody o hmotné odpovědnosti

Na úseku práce a mzdy:

1. připravuje podklady a zpracovává platy zaměstnanců, zajišťuje vyplácení odměn pro členy komisí
2. zabezpečuje agendu vyplývající z pracovně-právního a platového zajištění zaměstnanců a členů ZMO Plzeň 2 - Slovany
3. vyhotovuje výkazy pro statistický úřad a Úřad práce Plzeň
4. likviduje nemocenské dávky zaměstnanců a uvolněných členů ZMO Plzeň 2 - Slovany, vede evidenci nemocenských dávek, zpracovává výkazy pro Českou správu sociálního zabezpečení a statistický úřad
5. zajišťuje přihlašování, odhlašování, evidenci změn a zasílání hlášení pro zdravotní a sociální pojištění zaměstnanců
6. vede podklady a výkazy pro daň z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti, zpracovává roční zúčtování
7. zpracovává podklady pro sestavování rozpočtu prostředků na platy, zdravotní a sociální pojištění odvětví vnitřní správy
8. sleduje čerpání prostředků na platy a počet zaměstnanců
9. vede evidenční listy důchodového zabezpečení zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva, vede registr pojištěnců a zajišťuje jeho aktualizaci
10. stanovuje refundace mezd, zpracovává podklady pro výpočet odstupného a poskytování půjček
11. zajišťuje výplaty příspěvků náležejících zaměstnancům dle kolektivní smlouvy
12. likviduje cestovní náhrady zaměstnanců ÚMO 2

Na úseku administrativy:

1. vede administrativu tajemníka ÚMO P2, tj. vyřizuje korespondenci, píše zprávy a návrhy do jednání orgánů obvodu, vyhotovuje zápisy z porad, organizuje jednání, přijímá návštěvy,  zabezpečuje občerstvení

Na úseku organizačních záležitostí:

1. koordinuje přípravu pracovního plánu ZMO P2 a RMO P2 dle dispozic starosty MO P2 a tajemníka ÚMO P2
2. shromažďuje podklady pro jednání zastupitelstva a rady, zabezpečuje přípravy těchto zasedání, zúčastňuje se jednání, pořizuje zápisy a usnesení z jednání a zajišťuje jejich distribuci
3. vede centrální evidenci usnesení ze zasedání zastupitelstva a schůzí rady a usnesení Magistrátu města Plzně, týkající se Městského obvodu Plzeň 2 – Slovany, zpracovává zprávy o plnění usnesení RMO P2 a ZMO P2 pro jednání těchto orgánů
4. zabezpečuje informační servis a jiné služby pro členy zastupitelstva
5. vede evidenci a vyhodnocuje plány činnosti a zápisy z jednání komisí RMO P2, zpracovává do rady zprávy o činnosti komisí, vyhotovuje měsíční hlášení o jednání komisí pro úsek PaM a pro potřeby RMO P2 a starosty
6. aktualizuje složení komisí RMO P2 a výborů ZMO P2
7. aktualizuje Organizační řád, Pracovní řád, včetně příloh pro potřeby ÚMO P2
8. zabezpečuje styk se sdělovacími prostředky, jejich informovanost
9. vede administrativu sekretariátu starosty dle pokynů a potřeb starosty obvodu,  místostarostů, tj. vyřizuje administrativu, korespondenci, píše zprávy a návrhy do jednání orgánů města a obvodu, vyhotovuje další písemnosti, organizuje jednání, přijímá návštěvy,  zabezpečuje občerstvení
10. zabezpečuje občanské obřady:

a. vítání občánků do života
b. předávání bronzových medailí profesora Jánského

11. zabezpečuje zájezdy pro důchodce s trvalým bydlištěm na území Městského obvodu Plzeň 2-Slovany
12. zabezpečuje vstupenky na divadelní představení a koncerty pro důchodce s trvalým bydlištěm na území Městského obvodu Plzeň 2 – Slovany
13. zabezpečuje setkání důchodců v Kulturním domě v Šeříkové ulici
14. zabezpečuje vytištění a distribuci Informačního Zpravodaje
15. zajišťuje smlouvy o reklamě

Na úseku vnitřní kontroly:

1. kontroluje uplatňování a dodržování zákonných norem a vnitřních směrnic městského obvodu ve všech oblastech svěřené působnosti příslušnými odbory, útvary a zaměstnanci úřadu
2. prověřuje plnění úkolů z porad vedoucích, příkazů starosty, místostarostů a tajemníka uložených odborům a zaměstnancům úřadu
3. kontroluje řádné hospodaření se svěřeným majetkem obvodu, zejména jeho věcně správné, efektivní, účelné využívání
4. kontroluje účelné vynakládání a využívání finančních prostředků úřadu v souladu se schváleným rozpočtem a rozpočtovými pravidly
5. spolupracuje s ostatními komisemi obvodní rady na úseku vnitřních kontrol
6. provádí kontroly dle požadavků tajemníka úřadu
7. koordinuje úkoly vnitřní kontroly s ostatními odbory ÚMO P2
8. zpracovává podklady pro výroční zprávu o poskytování informací úřadem
9. eviduje stížnosti ÚMO P2 a přijímá stížnosti určené tajemníkovi ÚMO P2, petice občanů a další podněty na úseku přenesené i samostatné působnosti
10. zabezpečuje a dozoruje včasné vyřízení stížností, peticí a podnětů občanů na úseku přenesené i samostatné působnosti, průběžně informuje tajemníka úřadu
11. kontroluje dodržování zákona o ochraně osobních údajů
12. kontroluje vybírání správních poplatků dle platného zákona, včetně plánu kontrol pro OÚD MMP
13. navrhuje změny interních norem úřadu, racionalizační, event. úsporná opatření v činnosti úřadu
14. vydává příkazové bloky pověřeným zaměstnancům úřadu, vede jejich evidenci, zpracovává inventarizaci blokových pokut pro MMP
15. podílí se spolu s kontrolním výborem na zpracování a realizaci kontrolního řádu
16. zpracovává plán kontrolní činnosti MO P2 na kalendářní rok, podílí se na jeho realizaci
17. provádí kontrolu dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů 
18. vede agendu kontrolního výboru ZMO P 2