Sekretariát tajemníka
Sekretariát tajemníka Úřadu městského obvodu Plzeň 2 - Slovany zajišťuje činnosti vyplývající z usnesení Rady městského obvodu Plzeň 2 - Slovany č. 133/2020 ze dne 13.10.2020.
Na úseku personalistiky:
- provádí agendu při uzavírání a ukončování pracovního poměru zaměstnanců, vede evidenci zaměstnanců ÚMO 2 podle zásad pro její evidenci a doplňuje ji, zabezpečuje personální záležitosti v rozsahu stanoveném tajemníkem ÚMO 2
- zajišťuje „veřejnou výzvu“ a „výběrové řízení“, které jsou podmínkou pro vznik pracovního poměru úředníka a jmenování vedoucího úřadu a vedoucího úředníka
- vyřizuje agendu důchodového řízení zaměstnanců ÚMO 2
- zpracovává jednotnou evidenci zaměstnanců na PC
- zabezpečuje archivaci osobních spisů a jejich třídění
- vyhotovuje služební průkazy pro zaměstnance ÚMO 2, předává je proti podpisu, vede jejich evidenci, při zrušení pracovního poměru je přebírá
- měsíčně provádí kontrolu evidence docházky zaměstnanců včetně sledování dodržování podmínek pružné pracovní doby
- kontroluje oprávněnost výplat ošatného a cestovného dle platných pokynů
- kontroluje dodržování stanovených podmínek při využívání výhod poskytovaných na základě kolektivní smlouvy
- provádí kontrolu dodržování pracovně právních předpisů zaměstnanci (vč. dodržování navazujících příkazů a směrnic zaměstnavatele)
- zabezpečuje úkoly komplexního plánu personálního rozvoje
- zabezpečuje odborné vzdělávání zaměstnanců
- vyhotovuje dohody o hmotné odpovědnosti
Na úseku práce a mzdy:
- připravuje podklady a zpracovává platy zaměstnanců, zajišťuje vyplácení odměn pro členy komisí
- zabezpečuje agendu vyplývající z pracovně-právního a platového zajištění zaměstnanců a členů ZMO Plzeň 2 - Slovany
- vyhotovuje výkazy pro statistický úřad a Úřad práce Plzeň
- likviduje nemocenské dávky zaměstnanců a uvolněných členů ZMO Plzeň 2 - Slovany, vede evidenci nemocenských dávek, zpracovává výkazy pro Českou správu sociálního zabezpečení a statistický úřad
- zajišťuje přihlašování, odhlašování, evidenci změn a zasílání hlášení pro zdravotní a sociální pojištění zaměstnanců
- vede podklady a výkazy pro daň z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti, zpracovává roční zúčtování
- zpracovává podklady pro sestavování rozpočtu prostředků na platy, zdravotní a sociální pojištění odvětví vnitřní správy
- sleduje čerpání prostředků na platy a počet zaměstnanců
- vede evidenční listy důchodového zabezpečení zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva, vede registr pojištěnců a zajišťuje jeho aktualizaci
- stanovuje refundace mezd, zpracovává podklady pro výpočet odstupného a poskytování půjček
- zajišťuje výplaty příspěvků náležejících zaměstnancům dle kolektivní smlouvy
- likviduje cestovní náhrady zaměstnanců ÚMO 2
Na úseku administrativy:
- vede administrativu tajemníka ÚMO P2, tj. vyřizuje korespondenci, píše zprávy a návrhy do jednání orgánů obvodu, vyhotovuje zápisy z porad, organizuje jednání, přijímá návštěvy, zabezpečuje občerstvení
Na úseku organizačních záležitostí:
- koordinuje přípravu pracovního plánu ZMO P2 a RMO P2 dle dispozic starosty MO P2 a tajemníka ÚMO P2
- shromažďuje podklady pro jednání zastupitelstva a rady, zabezpečuje přípravy těchto zasedání, zúčastňuje se jednání, pořizuje zápisy a usnesení z jednání a zajišťuje jejich distribuci
- vede centrální evidenci usnesení ze zasedání zastupitelstva a schůzí rady a usnesení Magistrátu města Plzně, týkající se Městského obvodu Plzeň 2 – Slovany, zpracovává zprávy o plnění usnesení RMO P2 a ZMO P2 pro jednání těchto orgánů
- zabezpečuje informační servis a jiné služby pro členy zastupitelstva
- vede evidenci a vyhodnocuje plány činnosti a zápisy z jednání komisí RMO P2, zpracovává do rady zprávy o činnosti komisí, vyhotovuje měsíční hlášení o jednání komisí pro úsek PaM a pro potřeby RMO P2 a starosty
- aktualizuje složení komisí RMO P2 a výborů ZMO P2
- aktualizuje Organizační řád, Pracovní řád, včetně příloh pro potřeby ÚMO P2
- zabezpečuje styk se sdělovacími prostředky, jejich informovanost
- vede administrativu sekretariátu starosty dle pokynů a potřeb starosty obvodu, místostarostů, tj. vyřizuje administrativu, korespondenci, píše zprávy a návrhy do jednání orgánů města a obvodu, vyhotovuje další písemnosti, organizuje jednání, přijímá návštěvy, zabezpečuje občerstvení
- zabezpečuje občanské obřady:
a. vítání občánků do života
b. předávání bronzových medailí profesora Jánského
- zabezpečuje zájezdy pro důchodce s trvalým bydlištěm na území Městského obvodu Plzeň 2-Slovany
- zabezpečuje vstupenky na divadelní představení a koncerty pro důchodce s trvalým bydlištěm na území Městského obvodu Plzeň 2 – Slovany
- zabezpečuje setkání důchodců v Kulturním domě v Šeříkové ulici
- zabezpečuje vytištění a distribuci Informačního Zpravodaje
- zajišťuje smlouvy o reklamě
Na úseku vnitřní kontroly:
- kontroluje uplatňování a dodržování zákonných norem a vnitřních směrnic městského obvodu ve všech oblastech svěřené působnosti příslušnými odbory, útvary a zaměstnanci úřadu
- prověřuje plnění úkolů z porad vedoucích, příkazů starosty, místostarostů a tajemníka uložených odborům a zaměstnancům úřadu
- kontroluje řádné hospodaření se svěřeným majetkem obvodu, zejména jeho věcně správné, efektivní, účelné využívání
- kontroluje účelné vynakládání a využívání finančních prostředků úřadu v souladu se schváleným rozpočtem a rozpočtovými pravidly
- spolupracuje s ostatními komisemi obvodní rady na úseku vnitřních kontrol
- provádí kontroly dle požadavků tajemníka úřadu
- koordinuje úkoly vnitřní kontroly s ostatními odbory ÚMO P2
- zpracovává podklady pro výroční zprávu o poskytování informací úřadem
- eviduje stížnosti ÚMO P2 a přijímá stížnosti určené tajemníkovi ÚMO P2, petice občanů a další podněty na úseku přenesené i samostatné působnosti
- zabezpečuje a dozoruje včasné vyřízení stížností, peticí a podnětů občanů na úseku přenesené i samostatné působnosti, průběžně informuje tajemníka úřadu
- kontroluje dodržování zákona o ochraně osobních údajů
- kontroluje vybírání správních poplatků dle platného zákona, včetně plánu kontrol pro OÚD MMP
- navrhuje změny interních norem úřadu, racionalizační, event. úsporná opatření v činnosti úřadu
- vydává příkazové bloky pověřeným zaměstnancům úřadu, vede jejich evidenci, zpracovává inventarizaci blokových pokut pro MMP
- podílí se spolu s kontrolním výborem na zpracování a realizaci kontrolního řádu
- zpracovává plán kontrolní činnosti MO P2 na kalendářní rok, podílí se na jeho realizaci
- provádí kontrolu dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů
- vede agendu kontrolního výboru ZMO P 2